På generalforsamlinga i Beijing 6. september 1996 vedtok den internasjonale arkivorganisasjonen, International Council on Archives, yrkesetiske retningsliner for verdas arkivarar. Formålet med regelverket er å gi ei etisk ramme for rettleiing av medlemmer av arkivaryrket, ikkje å gi konkrete løysninger på spesielle problem.
1. Arkivarar bør verne om arkivmaterialet sin integritet i alle samanhengar, og slik sikre at det også i framtida kan vere ei påliteleg kjelde til kunnskap om fortida
Arkivarane si viktigaste oppgåve er å oppretthalde integriteten i det arkivmaterialet som dei har i si forvaring. Arkivarane bør i arbeidet sitt ta omsyn til dei legitime, men av og til motstridande rettar og interesser som kan oppstå hos arbeidsgjevarar, eigarar og brukarar av arkiv og personar som er registrerte i arkiv – i fortid, notid og framtid. At arkivarane er objektive og upartiske, er eit mål på deira profesjonalitet. Dei bør stå imot press av alle slag som siktar mot å manipulere prov for å dekke over eller forvrengje fakta.
2. Arkivarar bør vurdere, velje ut og oppbevare arkivmateriale i sin historiske, juridiske og administrative samanheng; og slik halde fast på proveniensprinsippet, bevare og tydeleggjere arkivdokumenta sin opphavlege samanheng
Arkivarane bør arbeide i samsvar med allment godtekne prinsipp og praksis. Dei bør løyse sine oppgåver i samsvar med arkivfaglege prinsipp, med omsyn til
- korleis aktive arkiv og bortsetjingsarkiv – og elektroniske arkiv og arkiv i multimediaformat – oppstår, vert haldne ved like og arkivlagde
- utveljing og akkvisisjon av arkiv
- sikring, bevaring og konservering av dei arkiva som dei har ansvar for
- ordning, katalogisering, publisering og tilgjengeleggjering av arkiva.
Arkivarane bør vurdere arkiv upartisk og basere si avgjerd på ein grundig kjennskap til institusjons administrative krav og aksesjonspolitikk i eigen institusjon. Dei bør ordne og katalogisere dei arkiva som skal bevarast i samsvar med arkivfaglege prinsipp (særleg omsynet til ytre og indre proveniens) og godtekne standardar, så snart som ressursane tillet det. Arkivarane bør ta imot arkiv i samsvar med arkivinstitusjonen sin aksesjonspolitikk og ressursar. Dei bør ikkje ta imot arkiv dersom det kan skade arkivdokumenta sin integritet eller tryggleik; men samarbeide med andre arkivarar for å sikre at arkiv kjem ril den arkivinstitusjonen der det er mest naturleg at dei blir oppbevarte. Arkivarar bør samarbeide med sikte på å føre attende arkiv som er komne på avvegar til den oppbevaringsstaden der dei naturleg høyrer heime.
3. Arkivarar bør forsvare dokumentena sin autentisitet under ordning, bevaring og bruk
Arkivarar bør sikre at verdien til eit arkiv (også elektroniske arkiv og arkiv i multimediaformat) ikkje blir forringa i kassasjons-, ordnings- og katalogiseringsprosessen. Eit eventuelt utval av arkivmateriale bør gjerast på grunnlag av gjennomtenkte metodar og kriterium. Dersom originale dokument blir vurdert erstatta av andre format, bør ein ta omsyn til originalane sin rettslege verdi, eigenverdi og informasjonsverdi. Dersom klausulerte dokument mellombels er tekne ut av eit arkiv, skal brukarar gjerast merksam på dette.
4. Arkivarar bør sikre at arkivdokument også i framtida kan vere tilgjengelege og kan tydast
Arkivarar bør velje ut dokument for bevaring eller kassasjon i fyrste rekkje for å bevare viktige kjelder til kunnskap om aktiviteten hos den personen eller institusjonen som skapte eller samla arkivet, men og med auge for at forskinga sine krav er skiftande. Arkivarar bør vere klar over at innsamling av arkivdokument av tvilsamt opphav – same kor interessante dei er – kan verke oppmuntrande på ulovleg omsetning av dokument. Dei bør samarbeide med andre arkivarar og styresmakter som søkjer å straffeforfølgje personar mistenkte for tjuveri av arkivmateriale.
5. Arkivarar bør dokumentere sine disposisjonar i høve til arkivmateriale, og bør vere i stand til å forsvare sine disposisjonar på fagleg grunnlag
Arkivarar bør hevde gode arkivrutinar gjennom heile livssyklusen til dokumenta, og i samarbeid med arkivskaparar vere spesielt merksame på nye informasjonsberarar og nye måtar å handsame informasjon på. Dei bør ikkje
berre vere opptekne av eksisterande arkiv, men 6g forsikre seg om at dagens informasjons- og arkivsystem heilt fra starten har innebygde rutinar som sikrar at verdfulle dokument blir bevarte. Arkivarar som tingar om avlevering av eit arkiv med arkiveigaren eller arkivpersonalet hans, bør søkje å oppnå føremålstenlege avtaler ut frå følgjande omsyn: Fullmakt til å overføre, donere eller selje arkivet; økonomiske vilkår; planar for vidare arbeid med arkivet i depot; opphavsrett og vilkår for tilgjenge. Arkivarar bør kontinuerleg dokumentere aksesjonar, konserveringstiltak og alt anna arbeid som vert gjort med arkiva.
6. Arkivarar bør søkje å fremje størst mogleg tilgjenge til alt arkivmateriale og yte upartisk hjelp til alle brukarar
Arkivarar bør utarbeide både generelle og spesielle framfinningsmidlar for alle arkiv som dei har i si varetekt. Dei bør tilby upartisk rådgjeving til alle, og utnytte tilgjengelege ressursar for å gje eit balansert tilbod av tenester. Arkivarar bør svare høfleg og tenesteviljug på alle rimelege spørsmål, og oppmuntre til ein vidast mogleg bruk av arkiva innafor dei rammer som er gjevne av institusjonen sine retningsliner, bevaringsomsyn, lovverk og avleveringsavtaler. Dei bør gjere greie for kva avgrensingar som gjeld for tilgjenge, og desse avgrensingane bør handhevast rettferdig. Arkivarar bør rå frå reglar som i urimeleg grad avgrensar tilgjenge til og bruk av arkiv, men kan gjere framlegg om eller godta ei tidsgrensa klausulering når dette er naudsynt for å oppnå ei avlevering. Arkivarar bør rette seg etter dei avtaler som er gjort i samband med ei avlevering, men dei bør søke å reforhandle slike avtalar når tilhøva ligg til rette for det, for å få til lettare tilgjenge.
7. Arkivarar bør respektere såvel retten til tilgjenge som personvernet, og arbeide innafor rammane av relevant lovgjeving
Arkivarar bør sjå til at såvel personvernet som den nasjonale tryggleiken blir teke vare på utan at informasjon vert øydelagd, særleg gjeld dette elektroniske arkiv, der oppdatering og sletting er vanleg praksis. Dei bør tryggje personvernet for både dei som har skapt arkiva, og for dei som er registrerte i arkiv, særleg dei som ikkje har hatt nokon innverknad på bruken eller handsaminga av materialet.
8. Arkivarar bør forvalte den tilliten som dei har fåttt til beste for samfunnet, og ikkje utnytte stillinga si til føremon for seg sjølve eller andre
Arkivarar bør halde seg frå å delta i verksemd som kan skade deira profesjonelle integritet, objektivitet og upartiskhet. Dei bør ikkje ha økonomiske eller andre personlege føremoner til bate for arkivinstitusjonen deira, brukarane eller kollegane. Arkivarar bør ikkje samle på originaldokument eller ta del i nokon som helst handel med arkivdokument for eiga rekning. Dei bør unngå å delta i verksemd som kan gje publikum inntrykk av at dei fremjer eigne interesser. Arkivarar kan nytte arkiva i institusjonen til forsking og publisering, så lenge som det skjer på like vilkår med andre brukarar. Dei bør ikkje bruke eller gje vidare opplysningar som dei har fått gjennom sitt arbeid med klausulerte arkiv. Dei bør ikkje la si private forskings- eller publiseringsverk- semd kome i vegen for utøvinga av pliktene sine for arkivinstitusjonen. I bruken av arkiv bør dei ikkje nytte seg av kunnskapen sin om andre forskarar sine upubliserte resultat, utan fyrst å gjere merksam på dette. Dei kan melde og kommentere andre sitt arbeid innafor sitt fagområde, også arbeid med grunnlag i materiale frå eigen institusjon. Arkivarar bør ikkje la seg påverke av press frå nokon utanfor profesjonen med omsyn til korleis dei utøver yrket sitt eller oppfyller yrkespliktene sine.
9. Arkivarar bør søke å perfeksjonere seg i yrket ved systematisk og kontinuerleg å oppdatere dei arkivfaglege kunnskapane sine, og dele resultata av si forsking og erfaring
Arkivarar bør streve etter å utvikle si eiga yrkesforståing og ekspertise, auke den totale profesjonelle kunnskapen, og sikre seg at personar under deira rettleiing blir sette i stand til å utføre sine oppgåver på ein forsvarleg måte.
10. Arkivarar bør arbeide for bevaring og bruk av vår felles arv av arkivmateriale gjennom samarbeid med medlemmer av sin eigen profesjon og andre
Arkivarar bør søkje å fremje samarbeid og unngå konfliktar med sine kollegaer, og løyse vanskar ved å oppmuntre til at arkivfaglege standarder og etiske normer vert etterlevde. Arkivarar bør samarbeide med medlemmer av nærskylde profesjonar på basis av felles respekt og forståing.